Un element esential – si care se poate dovedi dificil – in procesul de masurare a performantei se refera la construirea si utilizarea unor instrumente adecvate, robuste si usor de folosit. In esenta, indicatorii de performanta reprezinta in sine instrumente pe care le folosim pentru masurarea performantei. Insa utilizarea lor presupune existenta unor instrumente suport, un astfel de instrument fiind scorecard-ul de performanta.
Scorecard-ul de performanta este mijlocul care permite documentarea indicatorilor de performanta, colectarea datelor, calculul rezultatelor de performanta si, mai departe, realizarea rapoartelor de performanta. Cu alte cuvinte, scorecard-ul este cadrul sau instrumentul care permite gestionarea indicatorilor de performanta.
Acest instrument poate cunoaste forme diverse, atat din punctul de vedere al componentelor, cat si din cel al tehnologiei utilizate.
In raport cu tehnologia, se poate recurge la Microsoft Excel, dar si la solutii software standard sau personalizate. Utilizarea unei solutii software are dezavantajul costurilor mai ridicate, dar are avantajul automatizarii proceselor de lucru cu indicatorii, precum si al integrarii mai facile la nivelul intregii organizatii. Pe de alta parte, MS Excel poate fi o buna optiune, in special in etapa incipienta de utilizare a unui scorecard de performanta, cand asteptarile si nevoile utilizatorilor nu sunt foarte bine conturate.
In ceea ce priveste structura si componentele scorecard-ului, am ilustrat mai jos un astfel de instrument:
Sursa: Baza de cunostinte a Acumen Integrat (2011)
Ce consider ca e esential sa fie incluse sunt obiectivele de performanta (a caror indeplinire este monitorizata cu ajutorul indicatorilor), indicatorii, frecventa de raportare pentru acesti indicatori, tintele si masura in care aceste tinte au fost atinse. Folosirea culorilor este recomandata, intrucat ajuta in optimizarea vizualizarii datelor.
Exemplul redat ilustreaza doar scorecard-ul in sine, fiind de fapt o privire de ansamblu, sintetica asupra tuturor indicatorilor monitorizati (in cazul acesta pe cele 4 perspective ale Balanced Scorecard). Insa instrumentul cuprinde o suita de alte pagini suport, care “hranesc” datele in scorecard. Astfel de elemente suport pot fi fisierele cu documentarea indicatorilor, baza de date cuprinzand tintele si rezultatele pentru acesti indicatori pe fiecare perioada monitorizata si o zona de comentarii (in cazul in care se doreste suplimentarea datelor cu analize, explicatii si recomandari in raport cu rezultatele de performanta).
Etichete: Balanced Scorecard, indicatori de performanta, Masurarea Performantei, obiective de performanta, Scorecard de performanta
