Adeseori, luam lucrurile de bune, fara a ne pune intrebari precum:

• De unde vine aceasta idee?
• Cand a aparut prima data?
• Care au fost conditiile ce au dus la aparitia ei?
• Care sunt factorii ce au contribuit la dezvoltarea ei?
• Cum ar trebui valorificata in mod corespunzator?
• De ce este relevanta la momentul actual?

Concepte precum scopurile SMART, obiectivele SMART si SMART KPIs fac astazi parte din vocabularul utilizat in majoritatea mediilor profesionale din lume. smartKPIs este un nou termen introdus prin intermediul acestui site care poate fi de ajutor in clarificarea acestor concepte. Informatiile de astazi vor aborda in parte intrebarile mai sus mentionate din perspectiva acronimului SMART. Speram ca vor fi ridicate astfel noi intrebari cu privire la procesul maturizarii Managementului Performantei ca si disciplina.

Baza teoretica

Acronimul SMART este unul dintre cele mai utilizate in mediul de business. Isi are originea in Goal Setting Theory school of thought (Locke si Latham, 2002, Locke, 2004). Unul dintre articolele aparute cel mai timpuriu subliniind beneficiile identificarii clare a scopurilor a fost publicat de catre Edwin Locke, considerat alaturi de Gary Latham, unul dintre parintii reflectiilor teoretice. Articolul cita studii ce demonstrau ca:

1. “Obiectivele greu de atins determina un nivel mai inalt de performanta decat obiectivele mai modeste
2. Obiectivele concrete determina mai multe rezultate decat un obiectiv de genul   «da-ti toata silinta »;
3. Intentiile determina alegerea.”

(Locke, E. A. ,1968)

Versiunea originala a acronimului S.M.A.R.T

Popularizarea acronimului S.M.A.R.T a inceput cu articolul publicat in 1981 de catre George T. Doran, consilier si fost director al corporatiei Planning for Washington Water Power Company, Spokane. In acest articol, intitulat, “Un mod inteligent de stabilire a scopurilor si a obiectivelor din domeniul managementului”, el propunea urmatoarele particularitati ale unui obiectiv S.M.A.R.T  :

Un obiectiv S.M.A.R.T trebuie, asadar,  sa fie:

• Specific – sa fie axat pe o anumita arie de dezvoltare
• Masurabil - sa cuantifice sau macar sa puna in relief un indicator de progres
• Atribuibil - sa poate fi atribuit unui anumit element
• Realist – sa stabileasca ce rezultate pot fi atinse in mod concret, avand in vedere resursele disponibile
• Incadrat in Timp – sa specifice cand pot fi atinse rezultatele.

(Doran, 1981)

Drept completare, Doran a furnizat 2 informatii importante. In primul rand, faptul ca nu toate obiectivele pot fi masurate din perspectiva managementului deoarece, in anumite situatii, accentul ar trebui sa fie pus mai degraba pe planul de actiune decat pe atingerea obiectivelor. In al doilea rand, nu orice obiectiv scris va intruni toate cele 5 criterii. Acestea ar trebui sa fie concepute mai degraba in calitate de reguli de bun simt (Doran, 1981).

Scopuri SMART sau obiective SMART

Acronimul SMART a inceput sa fie raspandit si utilizat pe o arie larga inca de acum 30 de ani. Cautarile pe Google cu cele mai comune combinatii de cuvinte se concretizau pe 15 ianuarie 2010 cu  :

• 138.000 de rezultate pentru “Scopuri SMART”
• 46.100 de rezultate pentru “Obiective SMART”
• 3.970 de rezultate pentru “SMART KPIs”

Cu toate acestea, in ceea ce priveste intentiile initiale de folosire a acronimului, Doran (1981) opta pentru folosirea criteriilor SMART pentru definirea obiectivelor. El reliefeaza urmatoarea distinctie intre scopuri si obiective:

• Scopurile au la baza idei unice si filosofii, sunt folosite in mod constant si pe termen lung.
• Obiectivele sunt percepute ca expresia unui suport cantitativ al ideilor de management.

Avand in vedere aceasta dinstinctie, criteriile SMART ar trebuie aplicate doar obiectivelor. Cu toate acestea, in practica, cei doi termeni sunt substituiti in cadrul organizatiilor. Opinia lui Doran cu privire la aceasta problema de terminologie este la fel de relevanta in prezent ca si acum 30 de ani:

“Desi o dezbatere pe diferentele dintre scopuri si obiective ar putea fi la moda in scolile noastre de business pentru absolventi, dintr-o perspectiva practica, etichetarea acestor concepte, nu realizeaza nicio diferenta. In unele cazuri, scopurile sunt percepute pe termen scurt si obiectivele sunt pe termen lung. In unele cazuri, contrastul dintre termeni este relevant. Pentru alte organizatii, scopurile si obiectivele sunt sinonime. Nu ar trebui sa se piarda timpul in dezbateri privind acesti doi termeni. Cel mai important lucru este ca etichetarea termenilor sa nu impiedice comunicarea eficienta.

Despre Indicatorii Cheie de Performanta (KPIs)

In timp ce exista multe exemple de obiective definite in mod incomplet si care nu intrunesc criteriile SMART, in cazul indicatorilor cheie de performanta lucrurile sunt diferite. Prin insasi natura si definitia lui, un KPI este un indicator de performanta ce trebuie sa intruneasca urmatoarele particularitati:

• Specific – sa fie axat pe o anumita arie, legat de un proces, arie functionala sau, de preferat, de un obiectiv, transformandu-l intr-un obiectiv SMART
• Masurabil – trebuie sa poata fi masurat, altfel, nu va oferi nicio informatie
• Atribuibil – daca nu este atribuit unui anume concept sau element, nu poate fi masurat
• Realist – stabilirea tintelor este fundamentala in cercetarea si utilizarea indicatorilor cheie de performanta
• Incadrat in Timp – sSa respecte intervalul de timp din procesul de masurare.

Asadar, un KPI nu ar trebui nici macar sa fie numit KPI daca nu intruneste criteriile SMART. Pe baza acestui considerent, putem afirma ca termenul SMART KPI dubleaza intr-o anumita masura criteriile SMART.

smartKPIs

Termenul smartKPIs este un termen introdus pe site-ul www.smartKPIs.com pentru a descrie cei mai important indicatori cheie de performanta utilizati in cadrul organizatiilor, indicatori care sunt intr-adevar “cheia” pentru imbunatatirea performantei in business. Sunt sute de indicatori monitorizati de catre firme, dar putini pot fi considerati indicatori “cheie”.

Dintre acestia, exista si mai putini indicatori utilizati in mare masura in cadrul afacerilor, din mai multe motive relevante. Acestia sunt “suspectii obisnuiti” precum  :

• % Satisfactia clientului
• % Angajamentul angajatilor
• $ Venitul total
• $ Venitul net
• % Proiectele terminate la timp, respectand bugetul si scopul propuse

Criteriile pentru indicatorii cheie de performanta “SMART” sunt:

• Recomandarea datorita eficientei lor in publicatiile academice si de specialitate
• Gradul de utilizare in cadrul ariilor functionale si al industriilor
• Indeplinirea criteriilor pe baza carora este definit si utilizat un indicator cheie de performanta.

Avand in vedere numarul foarte ridicat de KPIs in mediul actual de business, identificarea acestor KPIs “SMART” va simplica selectia celor mai relevanti. Va imbunatati, de asemenea, comunicarea in mediul de afaceri prin imbogatirea si clarificarea unui glosar de termeni ambiguu mostenit de-a lungul timpului de Managementul Performantei ca si disciplina.

Referinte

Doran, G. T. (1981) “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives”, Management Review, Vol. 70, Issue 11, p35-36, 2p.

Locke, E. A. (1968) Toward a Theory of Task Motivation and Incentives, Organizational Behavior & Human Performance, Vol. 3, Issue 2, p157-189, 33p

Locke, E. A. (2004). “Goal setting theory and its applications to the world of business”, Academy of Management Executive, Vol. 18, No. 4.

Locke, E. A. & Latham G. P., (2002). “Building a Practically Useful Theory of Goal Setting and Task Motivation”, American Psychologist, Vol. 57, No. 9, 705–717.