Unele dintre cele mai dezbatute probleme in discutiile despre managementul performantei, atat online, cat si in cadrul conversatiilor offline, sunt:
- Care este diferenta dintre o misiune si o viziune?
- Ce reprezinta un KPI? Prin ce se diferentiaza de o unitate de masura?
- Care este diferenta dintre Factorii Cheie de Succes si Indicatorii Cheie ai Rezultatelor?
Discutiile sunt in general axate pe clarificarea unor concept precum: Declaratia de Misiune, Declaratia de Viziune, Scop, Obiective, Obiective S.M.A.R.T., Factori Critici de Succes, Valoare, Indicator Cheie al Rezultatelor (KRI), Metrici, Masuri de performanta, Indicator de Performanta, Indicator Cheie de Performanta (KPI), Initiativa si Milestone.
Ridicarea unor astfel de probleme si angajarea in discutii pentru a le clarifica, reprezinta un lucru pozitiv. Este suprinzator faptul ca sunt exprimate foarte multe puncte de vedere diferite privind similitudinile sau diferentele dintre aceste concepte.
Un aspect interesant il constituie faptul ca, in general, asemenea discutii au loc in afara spatiului organizational al firmei. Aceste lucruri se intampla datorita faptului ca se asteapta ca in interiorul organizatiei, personalul sa fie familiarizat si sa inteleaga aceste concepte. Din acest motiv, astfel de discutii sunt evitate in interiorul organizatiei.
Consecinta logica a acestei idei, este faptul ca daca aceste discutii au loc in afara firmei, personalul companiei respective inca are nevoie de o clarificare a acestor concepte, clarificare ce nu a fost realizata in cadrul firmei.
In timp ce impartasirea ideilor este benefica pentru informarea individuala, in cadrul unei organizatii, lucrurile sunt diferite. Desi diversitatea opiniilor este binevenita pentru a exista o comunicare eficienta, este nevoie de un mod unitar de percepere si intelegere a termenilor cheie, care sa fie folosit in cadrul companiei.
Cu toate acestea, alcatuirea unor glosare de termeni, constituie mai degraba o exceptie decat o practica in sistemele de management al performantei. Si acest lucru este unul suprinzator, tinand cont de faptul ca beneficiile, raportate la rata efortului, sunt dintre cele mai mari dintre componentele sistemului.
Posibilele beneficii ale utilizarii unor astfel de glosare sunt:
- Claritatea conceptuala – Aceste glosare faciliteaza o intelegere clara a nuantelor pe care le pot presupune conceptele folosite in managementul performantei;
- Stabilirea unui lexic al corporatiei – Furnizeaza un singur punct de referinta pentru a clarifica terminologia utilizata in cadrul organizatiei;
- Construirea unei perspective – Releva imaginea elementelor care pot fi folosite ca parte componenta a sistemului de management al performantei si aduce in discutie relatia dintre aceste elemente.
Efortul realizarii glosarelor ar trebui sa fie minim, deoarece acestea contin in medie 50-80 de termeni, cu cate 1 sau 2 paragrafe explicative.
Unul dintre exemplelele mele favorite ilustrand importanta clarificarii conceptelor cu ajutorul unui glosar este manualul TOGAF 9, continand Suportul de lucru al Open Group Architecture. In cadrul versiunii 8.1.1 a manualului, glosarul este o componenta a Bazei de Resurse (adaugata manualului). In ultima editie (9), glosarul este integrat in prima parte a manualului: Introducerea. El constituie al treilea capitol al acestei prime parti, dupa Privire de Ansamblu (Capitolul 1) si Clarificarea conceptelor fundamentale (Capitolul 2). Glosarul nu mai reprezinta o anexa, ci dimpotriva, o componenta individuala a manualului, inclusa in partea introductiva pentru a facilita intelegerea restului manualului.
Poate ca implementarea managementului performantei ar trebui sa beneficieze de o abordare similara, prin perceperea glosarului nu ca pe o componenta aditionala, ci ca un pas fundamental.
In ultimul rand, vreau sa reliefez faptul ca nu informatiile scrise conteaza, ci intelegerea si folosirea corecta a acestora. Cu toate acestea, orice mic ajutor in clarificarea conceptelor si crearea unei priviri de ansamblu conteaza. In timp ce strategia de management este comparata cu un safari dintr-o savana (Mintzberg et al., 2005), gasirea propriului drum in managementul performantei seamana mai mult cu o expeditie in jungla. Abundenta teoriilor, a suportului de lucru, a conceptelor si a termenilor este mult mai densa si necesita o serie de abilitati pentru a te putea descurca. Glosarele realizate au capacitatea de a reduce aceasta complexitate. De asemenea, este vorba despre dobandirea mai multor abilitati, pe masura ce nivelul de complexitate creste.
Referinte
Mintzberg, H., Lampel J. & Ahlstrand, B. (2005), Strategy Safari: A Guided Tour Through The Wilds of Strategic Management, London, UK, Financial Times-Prentice Hall.
The Open Group (2009), TOGAF version 9, Van Haren Publishing, Zaltbommel.
