De-a lungul timpului, raportarea performanței a fost asociată cu sentimente negative, managerii și anagajații considerând că este o consecință a neîndeplinirii sarcinilor. Pentru anumite companii, raportarea performanței nu reprezintă decât o regulă impusă de către autoritățile financiare, iar pentru altele, o modalitate de comunicare și câștigare a încrederii părților implicate.

O abordare potrivită legată de crearea rapoartelor anuale poate transforma un simplu document într-un instrument de management al performanței cu adevărat util. Pe lângă prezentarea rezultatelor privind performanța, raportul anual ar trebui să comunice strategia companiei, principalele capacități, provocările întampinate și viitoarele direcții. Indicatorii cheie de performanță din domeniul financiar ar trebui puși în echilibru cu cei non-financiari. La fel ar trebui să se procedeze cu aspectele calitative și cantitative.

Un bun exemplu îl reprezintă Grupul Inditex, unul din cei mai mari retaileri de modă din lume. Următoarele inițiative sunt considerate a fi bune practici pentru consolidarea rapoartelor anuale:

1. Principii pentru structurarea raportului anual – Existența unui cadru clar asigură consistență în timp și rezultate favorabile.

• Contextul strategiei durabile – caută să contribue la îmbunătățirea tendințelor și a condițiilor economice, sociale și de mediu la nivel local, regional și global.
• Materializarea – acoperă indicatorii care reflectă impactul cel mai puternic al organizației asupra vieții sociale, a economiei și a mediului, precum și aspectele care au o influență asupra deciziilor părților interesate.
• Includerea părților interesate – menținerea unui dialog constant cu părțile interesate pentru a răspunde așteptărilor și intereselor acestora este necesară.
• Complexitatea – informațiile relevante și indicatorii folosiți de Inditex trebuie să fie descriși în așa fel încât să reflecte impactul social, economic și asupra mediului. Dar și pentru a le permite părților interesate să evalueze performanța atinsă în anul respectiv.

2. Site-ul Inditex a fost modificat pentru a permite părților interesate să aibă acces la conținutul vizat.

3. Raportul include informații privind toate tipurile de capital folosite pentru a genera valoare și pentru a face față provocărilor: capitalul uman (suma capacităților, a cunoștințelor și a experienței fiecărui angajat), capitalul intelectual (rezultatul activităților de cercetare și dezvoltare – R&D) capitalul financiar, capitalul social și al relațiilor (relațiile cu acționarii), capitalul produs (bunuri tangibile rezultate din activitățile companiei) și capitalul natural (resursele naturale).

4. Cadru clar pentru conducerea corporativă – mecanisme, organe instituționale și operaționale și coduri de conduită.

5. Matricea materialităților – este folosită pentru a defini relevanța aspectelor și a problemelor pe care Inditex le rezolvă împreună cu părțile interesate. Organizația aduce matricea la zi în fiecare an; matricea ajută la determinarea gradului de îngrijorare a  părților interesate legat de aspectele pe care le consideră cheie, precum și impactul real și potențial al acestora asupra Inditex și a felului în care organizația răspunde la aceste lucruri.

6. Monitorizarea furnizorilor – Furnizorii sunt clasificați în funcție de gradul de respectare a Codului de Conduită pentru Producători și Furnizori.

7. Transparența și informarea ca valoare principală a conducerii – Pentru a avea o bună conducere, părțile interesate trebuie să aibă acces în mod regulat la orice informații relevante, adecvate și fiabile. Orice informație relevantă poate fi găsită pe site-ul companiei. La fel și anunțurile regulate privind performanța și inițiativele companiei.

8. Informație structurată – provocările cu care se confruntă compania trebuie să prezentate în modul următor:

• Obiectiv: linia de lucru determinată de Inditex, ca răspuns la provocările întâmpinate.
• Oportunitate: valoare adăugată ca răspuns la obiectv.
• Tipuri de capital implicat: principalele tipuri de capital implicate în aria de activitate care se confruntă cu provocarea, urmând modelul de clasificare propus de Consiliul Internațional Integrat de Raportare (International Integrated Reporting Council – IIRC).

9. Vizualizarea datelor în mod eficient – pentru a avea o structură clară a unor informații dense, sunt recomadate graficele cu bare pentru a putea compara mai ușor lucrurile. În plus, acestea arată și ce reprezintă fiecare componentă. Tabelele sunt ușor de citit și reflectă date agregate, măsuri cheie pentru părțile interesate, dealtfel. Fără un background încărcat și linii de grilă (gridlines), atât graficele cât și tabelele facilitează o înțelegere ușoară a informației.

10. Un design simplu, dar atrăgător – aceeași combinație de culori și forme este folosită de la prima până la ultima pagina din document.

Ce ar fi de îmbunătățit?

Graficele inelare nu sunt recomandate pentru vizualizarea datelor, în ciuda popularității de care dau dovadă. Ocupa prea mult spațiu, iar valorile segmentelor sunt greu de estimat. Astfel se produc confuzii în interpretarea datelor. O bună alternativă ar fi graficele cu bare.

• Este recomandat ca în tabele, informația să fie sortată de la stânga la dreapta, în ordine cronologică, pentru a înțelege mai bine evoluția indicatorilor cheie de performanță de la un an la altul.
• Datele din tabele ar fi mai ușor de zărit dacă sunt exprimate cu ajutorul diagramelor sau a graficelor.

Referințe

Inditex Group (2013), Annual report 2012, disponibil la: http://www.inditex.com/en/shareholders_and_investors/investor_relations/annual_reports