Deoarece luarea de decizii bazate pe date se afla in centrul exemplelor de bune practici in management astazi, instrumentele de tipul scorecard-uri si dashboard-uri ajuta la obtinerea de date valoroase pentru procesul de luare a deciziilor.

Dashboard-ul este un instrument operational folosit pentru ilustrarea performantei unei companii in cele mai relevante departamente. In cel mai recent studiu al lor despre schimbarea practicilor in departamentul financiar si cel de audit (2011), Bearing Point si Association Nationale des Directeurs Financiers et de Controle de Gestion (DFCG) au identificat cateva trenduri de folosire a dashboard-urilor in organizatii.

Studiul a fost realizat cu ajutorul managerilor generali si financiari care, conform descoperirilor, se asteapta ca dashboard-urile sa fie un instrument de suport decizional, care sa ii ajute in monitorizarea si implementarea obiectivelor strategice si operationale. Totusi, 56% dintre managerii generali sunt nemultumiti de dashboard-urile pe care le folosesc. Motivul care se afla in spatele insatisfactiei lor este insuficienta orientarii spre viitor, monitorizarea de indicatori irelevanti, comentarii insuficiente legate de rezultatele KPIs si disponibilitatea intarziata.

De cealalta parte, numai 34% dintre managerii financiari sunt nemultumiti de dashboard-urile pe care le folosesc. Rezultatele studiului arata ca nivelul de satisfactie fata de folosirea dashboard-urilor depinde de asteptarile pe care oamenii le au de la ele. De aceea, este important sa intelegem cum trebuie sa configuram un dashboard pentru a evita greseli de folosire a lor.

Unele recomandari sunt:

• Folosirea unui numar adecvat de KPIs – un numar maxim de 15 este recomandat
• Alinierea KPIs de-a lungul organizatiei – implementarea de KPIs la nivel organizational care trebuie cascadati la nivel departamental si individual
• Asigurarea responsabilitatii – fiecare KPIs ar trebui sa aiba un owner si un custode de date
• Includerea rezultatelor trecute si stabilirea de benchmarks – folositor in identificarea trendurilor

Studiul a concluzionat ca dashboard-ul lider este Microsoft Excel, deoarece e flexibil, usor de folosit, si totusi destul de complex pentru a afisa informatiile necesare. Implementarea de dashboard-uri mai interactive aduce valoare afacerii, iar informatiile sunt disponibile mult mai usor si rapid.

Provocarea consta in schimbarea atentiei de la sistemele de Business Intelligence, folosite mai mult pentru masurare si raportare, spre cele care sustin analiza, predictia si optimizarea. Alte practici emergente descoperite de catre studiu sunt:

• Monitorizarea performantei folosind variatii de analiza – reprezinta cheia in identificarea factorilor aflati in spatele fiecarui rezultat si incercarea de a te adresa asupra lor nu asupra efectului
• Combinarea managementului performantei cu analiza riscurilor – Key Risk Indicators (KRIs) ofera semnale de alarma la nivel incipient legate de cresterea expunerii la risc in anumite zone operationale, de aici abilitatea de a anticipa viitoare scaderi ale performantei
• Alocarea corecta a resurselor – KPI sunt necesari pentru a reflecta valoarea adaugata de capitalul uman, dar si progresul inregistrat spre a indeplini mai multe obiective cu mai putine resurse, atat financiare, cat si de timp.

Referinte:

• Bearing Point and DFCG (2011), Dashboards: expectations, practices and results, disponibil la: http://www.bearingpoint.com/en-other/download/WP_Dashboards-summary_2010.pdf
• The KPI Institute (2014), The 2014 trends in software solutions. Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms, disponibil la: http://www.smartkpis.com/blog/the-2014-trends-in-software-solutions-magic-quadrant-for-business-intelligence-and-analytics-platforms/
• The KPI Institute (2013), 5 common mistakes in dashboard design, disponibil la: http://www.smartkpis.com/blog/5-common-mistakes-in-dashboard-design/
• The KPI Institute (2013), The importance of tracking performance in a dashboard, disponibil la: http://www.smartkpis.com/blog/the-importance-of-tracking-performance-in-a-dashboard/

Sursa imaginii:

• http://www.bearingpoint.com/en-other/download/WP_Dashboards-summary_2010.pdf