În momentul de faţă, managementul este prezent la aproape orice nivel. De la obiectivul global al companiei, la gestionarea direcţiei fiecărei persoane putem, în prezent, înregistra, monitoriza şi controla procesele subordonate creşterii organizaţionale.
Ţinând cont de faptul că o organizaţie este, prin definiţie, o entitate creată pentru a servi un anumit scop, într-o anumită perioadă, timpul devine un element critic pentru viitorul acesteia. Dacă luăm în considerare afirmaţia lui Kenneth Boulding, şi anume că o organizaţie are un ciclu de viaţă limitat, timpul pare să se scurgă rapid, iar diferitele acţiuni şi planuri trebuie să utilizeze la maxim această resursă preţioasă.
Adesea, timpul, o premisă a succesului, nu este gestionat deoarece sarcinile atribuite şi termenele de predare nu pot include şi activităţile ce derivă din acestea, precum şedinţele, e-mailurile, apelurile telefonice, întârzierile şi alte activităţi ce necesită concentrare. Deşi angajaţii sunt încurajaţi să îşi gestioneze mai bine timpul, o practică mai utilă ar fi să se cerceteze modul în care timpul personalului de conducere este utilizat şi modul în care acest lucru influenţează gestionarea timpului angajaţilor, după cum se sugerează într-un articol recent publicat de către Harvard Business Review. Articolul, scris de Michael Mankins, Chris Brahm şi Gregory Caimi, aduce argumente pertinente referitoare la riscurile pe care le implică utilizarea iresponsabilă a timpului. Dincolo de orice mod de control şi bune intenţii, unele sarcini, în special şedinţele, oferirea de feedback, apelurile, conferinţele, e-mailurile consumă o mare parte din timpul care este atât de preţios. Conform aceluiaşi articol, mai mult de 15% din timpul unei organizaţii este petrecut în şedinţe. Acest lucru nu înseamnă că angajaţii irosesc în mod intenţionat timpul companiei, doar că managementul actual implică tot mai multe activităţi într-o perioadă limitată de timp.
Într-un articol din 2013 apărut în Management Today, care preia rezultatele unui sondaj de opinie realizat de Officebroker.com, se menţionează faptul că un angajat petrece în medie 4 ore/săptămână, respectiv 16 ore/lună, în şedinţe. Acestea se însumează la cele aproximativ 9000 de ore pe care un angajat le petrece, de-a lungul carierei, în dezbateri şi discuţii. Aceste cifre reprezintă media pentru sectorul privat, în timp ce în sectorul public se poate atinge o medie de 22 de ore/săptămână petrecute în şedinţe, discuţii şi alte întâlniri fără rost ce consumă timpul. Aproximativ o treime din timpul unei şedinţe tratează aspecte ce se îndepărtează de scopul acesteia.
Articolul publicat în 2014 de către Michael Mankins, Chris Brahm and Gregory Caimi prezintă câteva modalităţi de evitare a acestei capcane, care treptat erodează performanţa organizaţiei. Aceste mijloace de prevenire a risipei de timp presupun:
- prioritizarea agendei de lucru, clarificarea acesteia şi selectarea problemelor urgente;
- simplificarea structurilor de comunicare pentru a transmite rapid mesajele către destinatari;
- raţionalizarea investiţiei de timp prin delegarea unui număr redus de persoane care pot organiza şedinţe;
- standardizarea proceselor de luare a deciziilor pentru a se ajunge la un consens în cel mai scurt timp;
- utilizarea de instrumente de obţinere a feedback-ului în vederea îmbunătăţirii managementului, în special măsurarea variabilelor care pot afecta productivitatea, precum timpul şedinţelor, numărul de participanţi şi volumul e-mailurilor.
Prin intermediul strategiilor, estimărilor, planurilor, obiectivelor, o organizaţie va lucra mereu contratimp, neputându-se impune nicio formă de control, exceptând raţionalizarea modului de utilizare a timpului. Spre deosebire de alte resurse ce pot fi obţinute prin mijloace specifice, trecerea permanentă a timpului este ireversibilă şi necesită o investiţie atentă, respectiv o abordare fermă.
Referinţe:
- Jones, D. J., Recardo, R. J. (2013) Leading and Implementing Business Change Management: Making change stick in the contemporary organization, Routledge, disponibil la: http://bit.ly/RJ3Woy
- Greenberg, J., (1994) Organizational Behavior: The State of the Science, Routledge Press, disponibil la: http://bit.ly/RJ41bC
- Mankins, M., Brahm, C., Caimi, G., (2014) Your Scarcest Resource, Harvard Business Review, May 2014, disponibil la: http://bit.ly/1hkOnJ2
- Burn-Chandler, R., (2013) UK Workers Waste A Year of Their Lives in Useless Meetings, Management Today, March 2013, disponibil la: http://www.managementtoday.co.uk/news/1175002/
Sursă imagine:
- http://www.wikipaintings.org/en/salvador-dali#supersized-featured-221654
Etichete: management, Managementul Performantei, managementul timpului, organizatie
