Sambata, 5 Martie 2011, am participat ca reprezentant al companiei Acumen Integrat la seminarul “Aplicarea metodelor inovatoare de calitate in practica: CAF si Balanced Scorecard (BSC)”, gazduit de Primaria Municipiului Ploiesti, organizat in cadrul   proiectulului Quality Tools – An open Citizens’ Toolbox for Better Quality si finantat prin programul Comisiei Europene, Europa pentru cetateni. Seminarul a reunit aproximativ 30 de participanti din tari precum Suedia, Grecia, Cipru, Bulgaria si Romania, reprezentanti ai municipalitatilor care sunt parte din reteaua Q-Cities, o retea de orase infratite care isi propun promovarea calitatii in administratia publica locala. Fiecare participant a impartasit din experienta municipalitatii sale in raport cu implementarea de sisteme de management al calitatii, aplicarea principiilor lean in serviciile publice, folosirea de instrumente si modele precum EFQM, CAF si Balanced Scorecard pentru imbunatatirea performantei institutiilor din care fac parte.

S-au discutat teme variate in cadrul seminarului si au reiesit o serie de concluzii interesante si exemple de bune practici pentru institutiile publice de pretutindeni, precum:

• Inlocuirea organizatiilor verticale, in care fiecare functionar si angajat al unei institutii publice stie si se ocupa doar de “bucatica” sa cu structuri de tip orizontal, care implica crearea de echipe si de competente multi-disciplinare in adresarea problemelor cu care se confrunta comunitatile locale si in livrarea serviciilor catre cetateni;
• Adoptarea unei orientari spre client, care pune cetateanul in centru, incurajata prin cele mai diverse practici, precum intalniri cu toate categoriile de stakeholderi, comunicare prin website, formulare de satisfactie a cetatenilor etc.;
• Optimizarea proceselor si operatiunilor interne ale institutiilor publice, prin implementarea de sisteme de management al calitatii si al performantei si adoptarea de instrumente precum flowchart-uri de urmarire a documentelor;
• Invatarea de la institutii similare, prin benchmarking, vizite de studiu, discutii informale (un exemplu a fost organizarea la final de saptamana a unor intalniri denumite “Friday 2 o’clock information“, pentru schimburi de cunostinte cu invitati din diverse organizatii si sectoare de activitate).

Un aspect care a fost subliniat in cadrul discutiilor se refera la importanta masurarii si a monitorizarii performantei in raport cu orice astfel de initiative, pentru a se asigura un follow-up consistent al eforturilor si fundamentarea deciziilor de imbunatatire a performantei. In acest context, voi prezenta cateva exemple de masurare a performantei si folosire a indicatorilor de performanta in institutiile publice prezente in cadrul seminarului:

• In raport cu activitatea directiei de protejare a mediului din cadrul unei municipalitati din Suedia, se monitorizeaza lunar aspecte precum: # Cazuri pe rol , # Companii care nu au fost inspectate, % Respectarea termenelor pentru diferitele tipuri de activitati (acordare autorizatii, inspectii etc.);
• O alta municipalitate monitorieaza % Cresterea eficientei ca urmare a aplicarii principiilor Lean in diferite procese. S-a constatat o crestere globala a eficientei de 28% la nivelul institutiei, masurata drept diferenta intre timpul necesar pentru a efectua anumite activitati inainte de aplicarea Lean si timpul necesar acelorasi procese dupa aplicarea Lean.
• Un alt exemplu este al unui oras care monitorizeaza statisticile referitoare la persoanele care prezinta diferite probleme economice sau sociale, cum ar fi somaj, analfabetism, criminalitate etc. S-a constatat ca cca 13% dintre copii cu varste intre 1 si 6 ani au sanse de a deveni la varsta adulta asistati intr-un anume mod de sistemul public (in caz de criminalitate producand si costuri colaterale, la nivelul victimelor), iar pentru generatia curenta de copii de aceasta varsta, costurile estimate pentru urmatorii 20 de ani sunt de ordinul a miliarde de euro. Valorile pentru acesti indicatori au reprezentat un semnal de alarma in raport cu povara asupra societatii, evidentiind necesitatea de a efectua investitii in prezent pentru a evita costuri mult mai mari in viitor.

Este interesant de observat ca folosirea indicatorilor de performanta in institutiile publice prezente in cadrul seminarului vizeaza atat aspecte ce tin de performanta operationala a institutiilor, dar si aspecte ce tin de societate si de comunitatile globale pe care le deservesc. Mai mult, acest indicatori au nu doar o perspectiva retrospectiva, ci si una de previziune, stand la baza unor decizii importante pentru viitorul acelor comunitati.

Va invit sa vizionati cateva fotografii de la acest eveniment!

Va doresc performanta la superlativ!

Sorina Mone

Editor www.IndicatoridePerformanta.ro